Lagerverwaltungssoftware (LVS)

Lagerverwaltungssoftware

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Lagerverwaltungssoftware ist Software, die – wie der Name vermuten lässt – zur Organisation und Steuerung von Warenlagern dient. Doch was recht simpel klingt, umfasst eine Vielzahl an Prozessen von Wareneingang und -ausgang über Qualitätssicherung bis hin zu Kommissionierung und Neubeschaffung. Welche Aufgaben durch Lagerverwaltungssysteme abgedeckt werden, welche Vorteile eine entsprechende Software mit sich bringt, ob sich Lagerverwaltungssoftware auch für kleine Unternehmen lohnt und was Sie bei der Entscheidung für ein Lagerprogramm beachten sollten, erfahren Sie hier.

Was sind Lagerverwaltungssysteme und Lagerverwaltungssoftware?

Lagerverwaltungssysteme dienen im engsten Sinne lediglich der Verwaltung von Lagermengen und -orten. Wird diese Verwaltung mithilfe von dedizierter Software umgesetzt, spricht man von Lagerverwaltungs- oder einfach Lagersoftware (LVS). Oft werden Lagerverwaltungssysteme mittlerweile mit Warehouse Management Systemen (WMS) gleichgesetzt, die unter die VDI-Rechtlinie 3601 fallen und sehr viel umfangreichere Funktionen, beispielswiese zur Prozessoptimierung und Automatisierung, bereitstellen.

Zur Lagerverwaltung gehören verschiedene Bereiche, in denen viele Teilaufgaben gemeistert werden müssen. In jedem dieser Bereiche übernimmt die Lagersoftware Aufgaben und unterstützt die zugrundeliegenden Prozesse:

  • Wareneingang: Der Wareneingang ist der erste Schritt der Lagerverwaltung. Ein Lagerverwaltungsprogramm bietet Funktionen zur Registrierung und Prüfung von Lieferscheinen sowie zur Erfassung und Verwaltung von Stammdaten, Mengen und Produktvarianten. Auch Mängel oder Schäden an den Waren können erfasst werden.
  • Platzierung: Ein Lagerverwaltungssystem hilft Ihnen dabei, Lagerkapazitäten bestmöglich auszunutzen und eine Übersicht darüber zu erhalten, wo sich welche Ware aktuell befindet. Für die Platzierungsaufträge werden Strategien festgelegt, die anhand von Eigenschaften und Maßen der Waren den besten Platz ermitteln. Auch andere interne Prozesse, wie die Umlagerung oder Umbuchung, deckt ein Lagerverwaltungssystem üblicherweise ab.
  • Bestandsverwaltung/-aufnahme: Mit der Bestandsverwaltung werden Positionen, Mengen und Zustände der einzelnen Warenbestände (meist in Echtzeit) erfasst und gegebenenfalls konsolidiert. Die Software vereinfacht Inventur, weist auf Über- und Unterbestände hin und verfügt oft über eine Suche, um Waren schneller zu finden.
  • Warenausgang: Der Warenausgang schließt den Kreis der Lagerverwaltung. Ein Lagersystem verwaltet sowohl Bestellungen als auch Rücksendeaufträge, kommissioniert Sendungen, aktualisiert die Bestände und sorgt für eine planbare und schnelle Nachbeschaffung.

Moderne Lagerverwaltungssysteme sind üblicherweise modular aufgebaut, sodass Funktionen nach Bedarf – in Abhängigkeit des Warenstroms, der Unternehmensgröße oder auch der Art der Waren – hinzugefügt oder entfernt werden können. Auch die Anbindung an eine Lagerverwaltungs App oder an einen Barcodescanner ist meist problemlos möglich.

Vorteile von Lagerverwaltungssoftware

Grundsätzlich könnten alle Aspekte der Lagerverwaltung auch mit Stift und Zettel oder einer Excel-Tabelle umgesetzt werden. Dies ist allerdings wenig effizient und dafür fehleranfällig. Es kann stets nur ein Mitarbeiter an den Daten arbeiten und Schreibfehler oder Zahlendreher werden schnell übersehen. Lagersoftware löst diese Probleme.

Erfassen komplexer Strukturen und Optimierung

Eine Lagerverwaltungssoftware ist dazu in der Lage, auch umfangreiche Lagerbestände und komplexe Strukturen – beispielsweise mit mehreren Lagern an verschiedenen Standorten – zu erfassen und darzustellen. Hinzu kommen Funktionen, mit denen die Lagerauslastung optimiert, Bottlenecks identifiziert und die ideale Platzierung berechnet werden kann.

Automatisierung und Visualisierung

Auch das Einlesen von Lieferscheinen, das Verarbeiten von Sendeaufträgen und die Aktualisierung des Lagers kann automatisch und in Echtzeit, beispielsweise durch Barcode- oder RFID-Scanner, durchgeführt werden. Das spart Zeit und entlastet Mitarbeiter, die nicht mehr alles von Hand eingeben und eigene Plausibilitätsprüfungen durchführen müssen. Sowohl mengentechnische- als auch räumliche Lagerbewegungen werden visualisiert, sodass die Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Warenströme verbessert wird.

Bessere Verfügbarkeit

Zuletzt werden alle Daten wie die aktuelle Auslastung des Lagers, Ablaufdaten verderblicher Waren, generelle Verfügbarkeit, Lieferscheine oder Retouren zentral abgelegt und können so von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen werden. Eine allen zugängliche Datenspeicherung – entweder auf einem eigenen Server oder sogar in der Cloud – erlaubt außerdem den Zugriff aus dem Browser heraus oder mobil mit einer Lagerverwaltungs App.

In den Bereichen Effizienz, Optimierung, Transparenz und Verfügbarkeit sind Lagerverwaltungssysteme also der Excel- oder Papier-Konkurrenz voraus. Es gilt aber natürlich zu beachten, dass Lagersysteme dafür höhere Kosten erzeugen und einen recht hohen Einarbeitungsbedarf haben. Während Excel oft bereits Teil einer kaufmännischen Ausbildung ist, sind es spezialisierte Lagerprogramme meist nicht. Dafür lassen Lagerprogramme sich skalieren oder auf Kernmodule reduzieren und amortisieren den initialen Zeit- und Kostenaufwand über ihre Anwendungsdauer, sodass Lagerverwaltungssoftware auch für kleine Unternehmen oder Startups geeignet ist.

Was gilt es bei der Einführung einer Lagerverwaltungssoftware zu beachten?

Bei der Einführung einer Lagerverwaltungssoftware sollten Sie sich zuerst im Klaren sein, wie Ihre aktuelle IT-Infrastruktur aussieht, welche Geschäftsprozesse Sie abbilden wollen, welche Anforderungen Sie an die Software haben und welches Budget für die Einführung und laufende Kosten zur Verfügung steht.

Geschlossene und integrierte Lagerprogramme

Grundsätzlich gibt es sowohl geschlossene als auch integrierte Lagersoftware. Geschlossene Lagersoftware bringt out-of-the-box alles mit, was zur Lagerverwaltung gehört und kann gegebenenfalls über Schnittstellen mit anderen Logistiksystemen verbunden werden – muss dies aber nicht. Integrierte Lagersoftware hingegen ist bereits Teil eines bestehenden ERP- oder Warenwirtschaftssystems. Andere Teile des Systems können auf die Daten der Lagerverwaltung zugreifen.

Verwenden Sie beispielsweise bereits einige Softwaresysteme, die einfache Schnittstellen zu bestimmten Lagerprogrammen haben, macht es Sinn, diese Programme zu verwenden. Nutzen Sie stattdessen schon ein ERP-System, das auch ein Modul zur Lagerverwaltung hat, eignet sich dieses oft besser als noch eine geschlossene Software anzubinden.

Zu beachten sind bei der finalen Auswahl auch die unterstützten Betriebssysteme, das Vorhandensein der Lagerverwaltung als App und Cloudzugriff sowie damit verbundene Datenschutzrichtlinien.


Kostenlose und kostenpflichtige Lagerprogramme

Insbesondere bei geschlossener Lagerverwaltungssoftware gibt es sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Anbieter. Der Vorteil einer kostenlosen Lagersoftware liegt auf der Hand – es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Zudem gibt es keine vertragliche Mindestlaufzeit und die Software kann üblicherweise einfach heruntergeladen und installiert werden. Auch Freeware bietet die meisten Funktionen, die man für Lagerverwaltung benötigt, und kann damit insbesondere als Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen ausreichen.

Allerdings sind kostenlose Lagerprogramme meistens weniger erprobt und gerade im Bereich Customizing und Flexibilität nicht so umfangreich wie ein kostenpflichtiges Programm. Dadurch, dass kein Vertrag zustande kommt, fallen weder Ansprüche bei Fehlfunktionen oder Ausfällen an, noch kann man sich auf Softwareupdates – hinsichtlich des Funktionsumfangs, der Anpassung an neue wirtschaftliche Richtlinien oder des Datenschutzes – verlassen.

Flexibilität steht im Vordergrund

Egal, ob Sie sich für ein integriertes, geschlossenes, kostenfreies oder kostenpflichtiges Programm entscheiden – am wichtigsten ist, dass Sie eine Softwarelösung finden, die zu den individuellen Prozessen Ihres Unternehmens passt. Nichts ist ärgerlicher, als ein Lagerverwaltungssystem mit einem umfangreichen und teuren Projekt einzuführen, nur um dann festzustellen, dass großflächige Anpassungen notwendig sind oder Ihre Prozesse nicht optimal abgebildet werden können. Beachten Sie bei der Auswahl auch, welche künftigen Anwendungsfälle es geben kann, wenn beispielsweise neue Produkte, Lagerräume oder sogar Standorte hinzukommen.

Fazit

Eine professionelle Lagerverwaltungssoftware lohnt sich sowohl für kleine Unternehmen als auch für große. Eine gute und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Software erhöht die Effizienz und Nachverfolgbarkeit, vermeidet Fehler bei der Lagerplanung und entlastet Ihre Mitarbeiter. Prozesse können in Echtzeit erfasst, analysiert und anschließend optimiert werden, sodass auch kostenpflichtige Software auf Dauer Kosten und Zeit spart. Zudem steigt die Produktivität, weil alle Daten für alle Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar sind und es die Möglichkeit gibt, die Lagerverwaltung in einer App einzusehen. Ob Sie sich dazu für eine integrierte Lagerverwaltungssoftware, die Teil eines übergeordnetes ERP-Systems ist, oder für ein in sich abgeschlossenen System entscheiden, hängt zum einen von Ihrer bereits vorhandenen IT-Infrastruktur und zum anderen von der Struktur Ihres Unternehmens und Ihrer Lager ab.

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